Giới thiệu tính năng Biểu mẫu khảo sát

I. Giới thiệu

Biểu mẫu khảo sát là tính năng cho phép Ban quản trị dễ dàng tạo và quản lý các loại biểu mẫu trực tuyến nhằm thu thập thông tin từ khách hàng hoặc thành viên. Hệ thống hỗ trợ nhiều mục đích sử dụng như:

• Phiếu đăng ký tham gia sự kiện.
• Phiếu khảo sát mức độ hài lòng.
• Phiếu thu thập ý kiến, góp ý.
• Phiếu đăng ký dịch vụ, chương trình ưu đãi.
• Các biểu mẫu thu thập thông tin theo nhu cầu của đơn vị.

Người dùng có thể điền biểu mẫu trực tiếp trên ứng dụng hoặc Zalo Mini App, giúp việc thu thập dữ liệu diễn ra nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm thời gian.

II. Hướng dẫn tạo biểu mẫu trên Zalo Mini app

I. Trang quản trị :

1.1 Tạo biểu mẫu khảo sát

Tại module Sự kiện chọn -> Biểu mẫu khảo sát -> [Tạo mẫu đăng ký] để tạo mới mẫu đăng ký

Trang tạo mới bao gồm các thông tin:

• Tiêu đề(*)
• Mô tả
• Ảnh minh họa
• Câu hỏi (*)

• Trả lời ngắn: không quá 1000 ký tự
• Trả lời dài: không quá 1000 ký tự
• Chọn một đáp án: được chọn 1 trong các lựa chọn

Lưu ý: Các trường có dấu (*) là thông tin bắt buộc và cần được nhập đầy đủ trước khi lưu.

1.2. Nhập thông tin chung của biểu mẫu

Tại màn hình Tạo mới phiếu đăng ký, Ban quản trị thiết lập các thông tin sau:

Tiêu đề

Nhập tên của biểu mẫu vào trường Tiêu đề.

Đây là trường bắt buộc, dùng để xác định nội dung và mục đích của biểu mẫu.

Ví dụ:

• Phiếu đăng ký tham gia sự kiện.
• Khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng.
• Đăng ký nhận thông tin chương trình ưu đãi.

Mô tả ngắn

Nhập nội dung giới thiệu ngắn gọn về biểu mẫu.

Phần mô tả ngắn nên giúp người dùng nhanh chóng hiểu được:

• Mục đích của biểu mẫu.
• Đối tượng cần điền thông tin.
• Nội dung chính cần cung cấp.

Mô tả

Nhập nội dung hướng dẫn hoặc thông tin chi tiết của biểu mẫu tại khu vực soạn thảo.

Thanh công cụ hỗ trợ định dạng nội dung như:

• In đậm, in nghiêng, gạch chân.
• Căn chỉnh văn bản.
• Tạo danh sách.
• Chèn đường dẫn.
• Chèn hình ảnh hoặc bảng.
• Điều chỉnh kiểu chữ và định dạng nội dung.
• Chỉnh sửa nội dung HTML.

Trường này không bắt buộc nhưng nên được sử dụng để cung cấp đầy đủ thông tin cho người dùng trước khi điền biểu mẫu.

---

1.4. Thiết lập ảnh minh họa

Tại mục Upload ảnh minh họa, Ban quản trị có thể bổ sung hình ảnh đại diện cho biểu mẫu.

Thực hiện như sau:

1. Chọn Chọn từ Kho ảnh.
2. Chọn hình ảnh phù hợp trong thư viện hình ảnh của hệ thống.
3. Kiểm tra hình ảnh đã được hiển thị đúng trên biểu mẫu.

Để thay đổi hình ảnh, chọn lại một ảnh khác từ kho ảnh.

Để xóa hình ảnh đã chọn, nhấn Xóa ảnh.

Ảnh minh họa là nội dung không bắt buộc. Nên sử dụng hình ảnh có nội dung liên quan đến chương trình, sự kiện hoặc mục đích khảo sát.

---

1.5. Thiết lập màu nền biểu mẫu

Tại trường Màu nền form, Ban quản trị lựa chọn màu nền hiển thị cho biểu mẫu.

Màu nền nên được lựa chọn theo các tiêu chí:

• Phù hợp với màu sắc nhận diện của đơn vị.
• Bảo đảm nội dung dễ đọc.
• Không sử dụng màu nền quá đậm hoặc gây khó chịu cho người dùng.
• Có độ tương phản phù hợp với màu chữ và các nút thao tác.

---

1.6 Thiết lập yêu cầu theo dõi OA

Tại mục Yêu cầu follow OA, Ban quản trị có thể bật tùy chọn Bắt buộc follow OA.

• Khi bật tùy chọn này, người dùng có thể được yêu cầu theo dõi Official Account trước khi thực hiện hoặc hoàn tất biểu mẫu.
• Khi tắt tùy chọn, người dùng không bắt buộc phải theo dõi OA để điền biểu mẫu.

Chỉ nên bật tính năng này khi chương trình có yêu cầu người tham gia phải theo dõi OA.

---

1.7. Cài đặt nâng cao

Trong phần Cài đặt nâng cao, hệ thống cung cấp hai nhóm thiết lập:

1. Phần thưởng sau khi nhập Form.
2. Thông tin trang Cảm ơn.

Ban quản trị lựa chọn từng tab để cấu hình nội dung tương ứng.

---

a. Thiết lập phần thưởng sau khi nhập Form

Chọn tab Phần thưởng sau khi nhập Form.

Hệ thống cho phép thiết lập phần thưởng cho hai nhóm đối tượng:

Người nhập

Đây là người trực tiếp điền và gửi biểu mẫu.

Tại trường Loại phần thưởng, lựa chọn loại phần thưởng áp dụng cho người nhập biểu mẫu.

Trường hợp không có chương trình tặng thưởng, chọn:

Không có phần thưởng.

Người giới thiệu

Đây là người giới thiệu hoặc chia sẻ biểu mẫu cho người khác tham gia.

Tại trường Loại phần thưởng, lựa chọn hình thức phần thưởng phù hợp.

Nếu chương trình không áp dụng phần thưởng cho người giới thiệu, chọn:

Không có phần thưởng.

Ban quản trị cần kiểm tra kỹ điều kiện của chương trình trước khi thiết lập để bảo đảm phần thưởng được áp dụng đúng đối tượng.

b. Thiết lập trang Cảm ơn

Chọn tab Thông tin trang Cảm ơn.

Đây là trang được hiển thị sau khi người dùng hoàn tất và gửi biểu mẫu thành công.

Ảnh trang Cảm ơn

Để thêm ảnh:

1. Chọn Chọn từ Kho ảnh.
2. Chọn ảnh cần hiển thị trên trang cảm ơn.
3. Kiểm tra ảnh tại khu vực xem trước.

Để xóa ảnh đã chọn, nhấn Xóa ảnh.

Ảnh có thể sử dụng để:

• Xác nhận người dùng đã gửi biểu mẫu thành công.
• Cảm ơn người tham gia.
• Giới thiệu chương trình hoặc thương hiệu.
• Hướng dẫn người dùng thực hiện bước tiếp theo.

Nội dung Cảm ơn

Nhập nội dung thông báo tại trường Nội dung Cảm ơn.

Ví dụ:

Cảm ơn bạn đã đăng ký tham gia chương trình. Thông tin của bạn đã được hệ thống ghi nhận thành công.

Nội dung nên ngắn gọn và cho người dùng biết biểu mẫu đã được gửi thành công.

---

1.8. Thiết lập nút CTA

Hệ thống hỗ trợ thiết lập tối đa hai nút kêu gọi hành động:

• Nút CTA 1.
• Nút CTA 2.

CTA là nút giúp điều hướng người dùng đến một nội dung khác sau khi hoàn tất biểu mẫu.

Mỗi nút CTA bao gồm các trường sau:

Tên CTA

Nhập nội dung hiển thị trên nút.

Ví dụ:

• Xem chi tiết chương trình.
• Truy cập trang chủ.
• Nhận ưu đãi ngay.
• Liên hệ tư vấn.
• Xem các sự kiện khác.

Màu nền CTA

Lựa chọn màu nền của nút CTA.

Nên sử dụng màu nổi bật, dễ nhìn và phù hợp với giao diện của biểu mẫu.

Đường dẫn

Tại trường Đường dẫn, chọn loại liên kết và thiết lập nội dung mà người dùng sẽ được chuyển đến sau khi nhấn nút.

Ban quản trị có thể chỉ thiết lập một nút CTA nếu không có nhu cầu sử dụng cả hai nút.

---

1.9. Tạo câu hỏi cho biểu mẫu

Sau khi hoàn tất phần thông tin chung và cài đặt nâng cao, Ban quản trị tiến hành tạo các câu hỏi thu thập thông tin.

Mỗi câu hỏi gồm các nội dung sau:

a. Câu hỏi

Nhập nội dung cần yêu cầu người dùng cung cấp.

Đây là trường bắt buộc.

Ví dụ:

• Họ và tên của bạn là gì?
• Số điện thoại liên hệ.
• Bạn đánh giá chương trình ở mức độ nào?
• Bạn quan tâm đến dịch vụ nào?
• Nội dung góp ý của bạn.

b. Loại câu hỏi

Tại trường Loại câu hỏi, chọn kiểu trả lời phù hợp với nội dung cần thu thập.

Trên giao diện, loại mặc định là Trả lời ngắn.

Ban quản trị mở danh sách lựa chọn để kiểm tra và chọn loại câu hỏi được hệ thống hỗ trợ.

Cần chọn loại câu hỏi phù hợp với dữ liệu cần thu thập. Ví dụ, câu hỏi họ tên hoặc số điện thoại có thể sử dụng kiểu trả lời ngắn.

Mô tả

Nhập nội dung giải thích hoặc hướng dẫn thêm cho câu hỏi.

Trường này không bắt buộc.

Ví dụ:

• Vui lòng nhập số điện thoại đang sử dụng.
• Chỉ chọn một phương án.
• Có thể lựa chọn nhiều câu trả lời.
• Nội dung không vượt quá số ký tự quy định.

Upload ảnh minh họa

Ban quản trị có thể thêm ảnh minh họa riêng cho từng câu hỏi.

Thực hiện như sau:

1. Chọn Chọn từ Kho ảnh.
2. Lựa chọn hình ảnh phù hợp.
3. Kiểm tra ảnh tại khu vực xem trước bên phải.

Khi chưa có hình ảnh, khu vực xem trước hiển thị thông báo NO IMAGE.

Để xóa ảnh, chọn Xóa ảnh.

---

c. Quản lý câu hỏi

Tại phía dưới mỗi khối câu hỏi có các nút chức năng để quản lý nội dung.

Thêm câu hỏi

Nhấn biểu tượng dấu cộng để tạo thêm một câu hỏi mới.

Sau khi thêm, nhập đầy đủ nội dung và lựa chọn loại câu hỏi tương ứng.

Sao chép câu hỏi

Nhấn biểu tượng sao chép để nhân bản câu hỏi hiện tại.

Chức năng này phù hợp khi cần tạo nhiều câu hỏi có cấu trúc tương tự nhau.

Sau khi sao chép, cần chỉnh sửa lại nội dung để tránh tạo các câu hỏi bị trùng lặp.

Xóa câu hỏi

Nhấn biểu tượng thùng rác để xóa câu hỏi khỏi biểu mẫu.

Cần kiểm tra kỹ trước khi xóa để tránh mất câu hỏi đã thiết lập.

Thiết lập câu hỏi bắt buộc

Bật công tắc Bắt buộc nếu người dùng phải trả lời câu hỏi trước khi gửi biểu mẫu.

Khi công tắc được bật, người dùng không thể hoàn tất biểu mẫu nếu chưa nhập câu trả lời.

Nên bật bắt buộc đối với các thông tin quan trọng như:

• Họ và tên.
• Số điện thoại.
• Email.
• Nội dung đăng ký chính.
• Thông tin xác nhận tham gia.

Không nên đặt tất cả câu hỏi ở trạng thái bắt buộc nếu thông tin đó không thực sự cần thiết.

---

2. Sắp xếp nội dung biểu mẫu

Khi tạo nhiều câu hỏi, Ban quản trị nên sắp xếp theo thứ tự hợp lý:

1. Thông tin cá nhân cơ bản.
2. Thông tin liên hệ.
3. Nội dung đăng ký hoặc khảo sát.
4. Các câu hỏi đánh giá chi tiết.
5. Nội dung góp ý hoặc phản hồi bổ sung.

Câu hỏi nên ngắn gọn, rõ nghĩa và tránh sử dụng từ ngữ gây nhầm lẫn.

---

3. Lưu biểu mẫu

Sau khi hoàn tất các nội dung, chọn nút Lưu ở phía dưới màn hình.

Trước khi lưu, cần kiểm tra:

• Tiêu đề đã được nhập đầy đủ.
• Nội dung mô tả chính xác.
• Ảnh minh họa hiển thị đúng.
• Màu nền form phù hợp.
• Thiết lập follow OA đúng yêu cầu.
• Phần thưởng đã được cấu hình đúng đối tượng.
• Trang cảm ơn và các nút CTA đã được thiết lập.
• Các câu hỏi có nội dung và loại câu hỏi phù hợp.
• Các câu hỏi bắt buộc đã được bật chính xác.

4. Danh sách mẫu đăng ký dịch vụ 

Với các phiếu  người dùng đã đăng ký sẽ có thông tin gồm:

• Phiếu đăng ký
• Người đăng ký
• Ngày tạo phiếu 
• Trạng thái phiếu: chờ duyệt, đã duyệt, hủy
• Người tiếp nhận
• Button duyệt 

4.1 Xuất danh sách khách hàng đăng ký biểu mẫu khảo sát:

Chọn biểu mẫu khảo sát -> bấm vào cột Hành động -> Xuất danh sách đăng ký

=> Hệ thống gửi file excel danh sách đăng ký khảo sát

II. Trên zalo mini app

Admin cần tạo menu trên trang quản trị link tới danh sách mẫu đăng ký

Bước 1: Chọn vào menu Phiếu đăng ký để mở ra danh sách các mẫu đăng ký được admin tạo tại trang quản trị 

Bước 2: Khách hàng nhấn chọn phiếu đăng ký tham gia khảo sát

Bước 3: Mở chi tiết phiếu đăng ký, nhập thông tin và chọn Xác nhận sẽ hiển thị thông báo đăng ký thành công.

Sau khi đăng ký, phiếu đăng ký được hiển thị tại tab Phiếu đăng ký của tôi ở trạng thái chờ duyệt với thông tin chi tiết gồm tên phiếu, ngày tạo phiếu, nội dung phiếu.

Khách hàng có thể chọn chỉnh sửa phiếu đã đăng ký

Nếu phiếu ở trạng thái Đã duyệt và Hủy thì button Chỉnh sửa bị ẩn đi

Phiếu đăng ký được hiển thị thêm tại màn home phía dưới danh sách sự kiện 

Chọn xem tất cả  sẽ hiển thị các phiếu tại tab phiếu đăng ký của tôi